コンプライアンス違反の是正要求
取引先が法令違反を行っている場合、そのまま見過ごすことは会社全体の信用やビジネスの健全性に影響を与えるリスクがあります。
しかし適切な対応方法を理解し、慎重に行動することで問題解決への道が開けます。
このブログでは、株式会社Y社が直面した具体的なケースをもとに、コンプライアンス違反の是正を取引先に求める際の実践的な方法を解説します。
※参考事例です
目次
- 1.出発点
- 2.当事者が取った最初の行動
- 3.内容証明郵便と解決のカギ
- 4.具体的な教訓
- 5.振り返り
- 6.まとめ
1.出発点
ある日、株式会社Y社の法務部に、取引先A社が労働基準法に違反しているとの情報が寄せられました。
具体的には、従業員への未払い残業代が続いており、一部の労働者が労働基準監督署に相談しているというものでした。
＞取引先の法令違反がY社に与える影響は以下の通り
＞1.Y社の評判低下リスク
＞2.取引停止や契約解消に伴う損失
＞3.連帯責任が問われる可能性
Y社の担当者たちは、問題解決に向けて適切な行動を取る必要性を認識し、対応策を検討し始めました。
2.当事者が取った最初の行動
是正要求の通知を行う準備
まず、Y社は通知書を送る前に、以下のようなステップを踏みました。
＞1. 法令違反に関する具体的な証拠を収集
＞2. 専門家行政書士に相談し、適切な文書作成方法を学ぶ
＞3. A社との過去の取引履歴や契約内容を再確認
特に、専門家のアドバイスが役立ちました。
「通知文は感情的ではなく、事実に基づいて記載すること」が重要であると教えられたY社は、内容証明郵便を用いることを決定しました。
この形式を取ることで、法律上の証拠力を高め、誠意ある対応を取る意図を明確にすることができます。
3.内容証明郵便と解決のカギ
1.A社が従業員への未払い残業代問題で労働基準監督署の指導を受ける可能性がある。
2.この問題を解決し、取引関係を維持するためには、適切な是正措置を取る必要がある。
3.法令遵守の重要性を説明し、具体的な改善案を提示。
4.A社が適切な措置を講じることで、法的リスクを回避し、取引関係の継続が可能となる。
ここからA社への通知文には以下のようなポイントを含めました。
1. 問題点の具体的な説明（例：未払い残業代に関する情報）
2. 是正措置を求める明確な要求。
3. 回答期限を設定（例：2週間以内）
4. 改善が見られない場合の対応（取引停止の可能性）
4.具体的な教訓
Y社は、専門家行政書士の協力を得て、内容証明郵便を利用してA社に通知文を送付した。
この形式は次のような利点をもたらしました。
＞1. 法的証拠力が確保される
＞2. 相手に緊張感を与え、対応を促す
＞3. 曖昧さを排除し、具体的な行動を示唆
結果として、A社は迅速に未払い残業代の支払いを行い、労働基準監督署の調査を回避することができました。
この対応により、Y社とA社の取引関係は維持され、信頼関係も再構築されました。
5.振り返り
コンプライアンス違反の是正要求は、法的リスクや企業間の関係維持の観点から極めて重要なプロセスです。
株式会社Y社のケースが示すように、適切な準備と専門家の助言を活用することで、問題解決への道筋を描くことができます。
＞以下のポイントを再確認してください。
1.違反内容を正確に把握し、証拠を収集
2.専門家に相談し、最適な対応策を計画
3.内容証明郵便を活用して、明確かつ公正な通知を行う
4.取引先との関係を尊重しながらも、法的リスクを最小化
これらのステップを確実に実施することで、取引先が法令違反を是正し、健全なビジネス関係を維持するための大きな一歩を踏み出せます。
6.まとめ
必要に応じて専門家の力を借りることで、請求や要求をより効果的に伝えられる場合は多くあります。
一人で不安がある場合や具体的なアドバイスが必要な場合は、行政書士の田村にご相談ください。
請求書面などの内容証明の形での作成から、ご助言まで、親身にあなたをサポートします。
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メールの場合は、目安として５往復程度です。
社会福祉士・宅地建物取引士・応用情報技術者・不動産ADR調停人等としても相談援助の経験もたくさん重ねてきていますので「自分のケースではどうしたらいい？」といった疑問も丁寧に聴いて応え、お伝えしてゆきます。
このブログはいつまで公開になるか、正直なところまだわかりません。
ですが行動こそが今後を変える最初のステップになることは確実です。
私たちはあなたのプロセスを全力で応援します。
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